Ежедневно в компаниях создаются множество кадровых документов: приказы, договоры, акт и т. д. Кадровая служба — это одна из самых бюрократических служб и-за обилия документации. Сегодня все стремится к упрощению, в том числе и кадровый учет. Согласно ТК РФ его можно перевести в цифровой формат, т. е. перевести компанию на КЭДО (кадровый электронный документооборот).
Читайте, какие виды электронных подписей нужны для работы с КЭДО, где и кк их получить, какие требования установлены для подписания документов в цифровом виде.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот — это процессы и действия с документами по кадрам в электронном виде. К нему относятся все стадии, а именно создание, согласование, подписание, учет и хранение. При этом, все это происходит электронно, а сами документы в большинстве случаев не дублируются на бумаге. Исключение составляют приказ об увольнении, сведения о трудовой деятельности СТД-Р и журнал инструктажа по технике безопасности. Пока эти документы все же необходимо оформлять в письменном виде.
Все остальные документы можно смело переводить в цифровой формат, что обеспечивает ускорение процесса и снижение затрат на кадровое делопроизводство. Чаще всего в цифровой формат переводят документы по отпускам, отгулам и больничным, документы на дистанционных сотрудников, локальные нормативные акты, а также приказы и расчетные листы. Заверение электронных документов происходит при помощи электронной подписи.
Возможности сервиса КЭДО
Перечислим основные возможности, которые появляются у компании, перешедшей на кадровое электронное делопроизводство:
- Документооборот без бумажной рутины. Теперь можно оформлять любые документы в электронном виде без печати на бумаги (кроме исключений, о которых мы упомянули выше).
- Легкий контроль за задачами. Чтобы подписать документ у нескольких человек не нужно обходить каждого. Достаточно просто настроить так называемый маршрут согласования, а система сама проведет задачу по исполнителям и проследит за сроками ее выполнения. Также система помогает отследить на какой стадии находится документ.
- Оформление документов быстро и легко. Так, если раньше кадровому специалисту приходилось обходить всех сотрудников лично, чтобы ознакомить и с новым приказом или постановлением, то теперь достаточно отправить всем этот документ в системе КЭДО и попросить поставить электронную подпись. Руководству останется согласовать или отправить заявления на доработку.
- Массовое подписание документов. Например, так можно поступить с инструкциями и регламентами для новичков: подписать их буквально при помощи одной кнопки.
Также такая система позволяет хранить данные в большей безопасности, используя облачные хранилища. Найти файл в таком пространстве можно буквально за несколько секунд.
Совет эксперта: чтобы подробнее изучить законодательные основы использования КЭДО, ознакомьтесь с ФЗ № 377-ФЗ, а также ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ.
Преимущества и недостатки электронной системы кадрового документооборота
Для работодателя КЭДО имеет следующие преимущества:
- Экономия денег. При переходе на кадровый электронный документооборот уходят затраты на канцелярию, курьеров для пересылки документов и прочие сопутствующие вещи. Более того, если компания крупная, то ей больше не придется выделять помещение под архивы.
- Ускорение бизнес-процессов. Теперь подписать любой кадровый документ можно в пару кликов. Поэтому построить коммуникацию между филиалами компании становится легче.
- Имидж компании. Фирма, которая использует КЭДО, становится более современной и прогрессивной для партнеров, потенциальных сотрудников и клиентов. При этом, бизнес-процессы становятся более прозрачными и организация избавляется от лишней бюрократии.
Для сотрудников система КЭДО имеет следующие преимущества:
- Экономия времени. Чтобы получить подпись не нужно бегать за начальником, достаточно отправить заявку с телефона. Так можно попросить подписать практически любой документ, например, заявление на отпуск. Это особенно актуально для тех, кто работает удаленно.
- Безопасность данных. Электронные документы не могут потеряться или испортиться. Они передаются по защищенным каналам и посторонние люди не смогут получить к ним доступ.
- Круглосуточный доступ к документам. Сотрудник может в любой момент зайти в систему и просмотреть нужную информацию, например, расчетный лист по зарплате.
Совет эксперта: главное преимущество КЭДО в экономии времени и денег. Приведем простой пример. С системой КЭДО согласовать нового кандидата на должность можно буквально за несколько минут. Раньше же на это могло уйти несколько недель.
К недостаткам КЭДО относят необходимость иметь компьютер или смартфон. Однако в век технологий это не проблема. Также на организацию КЭДО необходимы некоторые затраты, например, на создание ЭЦП для сотрудников и приобретение системы КЭДО, если компания решила не пользоваться бесплатными ресурсами.
Обязательно ли внедрять КЭДО
Каждая фирма сама принимает решение о переходе на цифровой формат: закон пока не обязывает это делать. Если вам удобнее вести дела на бумаге, то продолжайте это делать дальше.
Однако многие компании выбирают переход на электронный документооборот по следующим причинам:
- Возможность подписания документов удалённо (пандемия показала, насколько это важно);
- Возрастание числа сотрудников на удаленке;
- Необходимость пересмотра подхода к ведению документооборота, сокращение ресурсов на работу с ним.
Также одна из главных причин, по которым российские компании переходят на КЭДО — это необходимость получить статус прогрессивной компании, которая внедряет в свои бизнес-процессы новые элементы.
Как перейти на КЭДО
Переход на КЭДО нужно спланировать заранее, иначе не получится соблюсти все тонкости ТК РФ.
- Выбор платформы. Здесь вы можете воспользоваться бесплатными платформами, например, “Работа в России”, либо работать в своей системе, которую вы приобрели или сделали самостоятельно. Для разработки собственной системы нужно собрать команду специалистов и содержать ее не только во время создания КЭДО, но и после запуска, т. к. систему нужно будет постоянно поддерживать. Поэтому проще и удобнее приобрести готовую систему или воспользоваться бесплатной.
- Выбор информационной системы. На этом этапе следует руководствоваться следующими критериями: удобством личного кабинета, ценой, интеграцией с 1С и прочими сервисами.
- Тестирование системы КЭДО. Перед запуском важно все протестировать. К тестам лучше сразу привлечь кадровых работников, а также специалистов по информационной безопасности. Первые могут проверить насколько удобен для них интерфейс и маршруты согласований документов, а вторые — насколько легко взломать систему.
- Настройка интеграцией. На этом этапе систему КЭДО стоит интегрировать с 1С. Это позволит создавать документы в 1С, а затем отправлять их в КЭДО на подписание.
- Подготовка документов и уведомление работников. Чтобы перейти на КЭДО правильно, нужно уведомить работников об этом и получить их согласие. Для этого нужно выпустить положение, в котором будут прописаны все нюансы его организации КЭДО, а именно, то как будет происходить переход, порядок инструктажа и т. д. Также необходимо выпустить и приказ о внедрении КЭДО, в котором будут отражены документы, переведенные в электронный формат и дату перехода на новую систему для работников.
Совет эксперта: если компания решила перейти на КЭДО, это не значит, что все сотрудники должны использовать только электронные документы. Каждый работник волен сам решать переходить ему на КЭДО или нет, и может от этого отказаться. Если же он согласится, то отказаться уже не сможет.
Как подписывать документы
Подписать документ в такой системе можно при помощи подписи, но только не простой, а электронной. Это аналог обычной подписи, однако, он подходит для электронных документов. ЭЦП бывают нескольких видов: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Он отличаются уровнем защиты.
Простая электронная подпись
Простая электронная подпись — это известный механизм подтверждения личности через логин и пароль. Такую подпись не нужно получать специально, она сама генерируется той системой, в которой регистрируется человек.
Однако такая подпись считается самой незащищенной, поэтому для подписания кадровых документов она не подходит. Сотрудник может подписать с ее помощью некоторые документы, например, заявление на отпуск. Однако для подписания трудового договора или договор о материальной ответственности она точно не подойдет. Чтобы использовать такой вид подписи для работы с самыми безрисковыми документами необходимо закрепить ее взаимное признание обеими сторонами в локальном нормативном акте.
Усиленная неквалифицированная подпись
От простой подписи такая отличается тем, что генерируется при помощи криптографии, что в несколько раз повышает ее защищенность. Такая подпись подтверждает личность человека, а также помогает удостовериться, что в документ не вносились изменения. Подпись состоит из открытого и закрытого ключей. Первый проверяет ее действительность, а второй — шифрование документа.
Усиленную неквалифицированную подпись можно получить в удостоверяющем центре, либо оформить самостоятельно через приложение “Госключ”, о котором мы расскажем далее.
Такая подпись является оптимальным вариантом для сотрудников: ею уже можно подписывать трудовой договор и прочие документы, несущие определенные риски. Работодатель тоже может использовать такую подпись, однако, не со всеми документами. Например, трудовой договор со своей стороны он ею уже подписать не может.
Усиленная квалифицированная подпись
У этой подписи самая сильная защита. Ее можно оформить только через удостоверяющий центр, либо через приложение “Госключ”. В отличие от неквалифицированной подписи такая подпись легитимна по определению. Оформлять дополнительные соглашения об ее признании не нужно.
Обычно усиленную квалифицированную подпись используют руководители: ею они могут подписать любой документ.
Совет эксперта: есть еще два вида электронных подписей: Госключ и “Работа России”. Они работают только на своих порталах и для КЭДО будут бесполезны.
Приложение Госключ
Госключ — это бесплатное мобильное приложение, которое было разработано Минцифры РФ для заверения документов. С его помощью можно получить усиленную неквалифицированную и квалифицированную электронные подписи. Для этого вам нужны подтвержденная запись на Госуслугах и загранпаспорт нового образца с биометрией, а также модуль NFC в смартфоне.
Госключ можно использовать в КЭДО. С его помощью можно массово выдавать подписи, ведь подтвержденный профиль на Госуслугах есть почти у всех.
Заключение
- КЭДО — это удобный способ работы с кадровыми документами, значительно облегчающий задачи кадрового и другого персонала. Например, чтобы согласовать отпуск теперь не обязательно лично идти к руководителю или бухгалтеру: можно просто отправить заявление на подписание через систему КЭДО.
- Переход на КЭДО сокращает время на обработку документов с дней до нескольких минут. При этом, заверить документы можно одним из видов электронных подписей.